1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Dr. Phi- lipp Kienzle und Notar Dr. Felix Ungerer. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrecht- lichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortli- chen Notar oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche

Dr. Philipp Kienzle Dr. Felix Ungerer
Kienzle & Ungerer – Notare 
Fangelsbachstraße 1
70178 Stuttgart

Telefon: +49 711 620785-0
E-Mail: info@ku-notare.de 
Internet: www.ku-notare.de

Datenschutzbeauftragter

4MSyteme GmbH 
Gmünder Straße 65
73614 Schorndorf
Ansprechpartner: Herr Michael Schack

Telefon: +49 7181 9853084
E-Mail: dsb@ku-notare.de

2. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftrag- ten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsange- hörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Num- mern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adopti- onen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrneh- mung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflich- ten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarord- nung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforder- ten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

4. An wen geben wir Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegen- heitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflich- tet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öf- fentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testaments- register, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Be- hörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Er- teilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörden verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abge- gebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzli- chen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 50 Absatz 1 (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen fol- gende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenverzeichnis sowie Urkunden und sonstige Dokumente, die in der elektroni- schen Urkundensammlung, der Erbvertragssammlung oder der Sondersammlung zu verwahren sind: 100 Jahre,
• Verwahrungsverzeichnis, Urkundensammlung und Generalakten: 30 Jahre,
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notariatsverwalter kann spätestens bei der letzten inhaltli- chen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Ver- fügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen ver- nichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetz- buch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtli- cher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbe- zogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DS-GVO).
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert wer- den, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen (Art. 16 DS-GVO).
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltend- machung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Inte- resses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer be- sonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wen- den. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Da- tenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Tel. +49 711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.